Переїзд на облік: як без втрат перенести дані в нову систему

Переїзд на нову CRM — це момент, коли можна або навести лад, або остаточно заплутати облік. Найпоширеніша помилка при міграції — спроба «залити» все як є зі старої Excel-таблиці, не перевіряючи дані на дублі та помилки.

Розберемо, як підготувати дані, щоб переїзд пройшов гладко.

Крок 1: Підготовка шаблонів

Не намагайтеся створити CSV-файл «з нуля» по пам’яті. У кожному довіднику WorkPan (товари, клієнти, деталі) є кнопка «Імпорт», де можна завантажити шаблон імпорту. Це готовий файл із потрібними заголовками стовпців, який система гарантовано зрозуміє.

Заповнюйте дані саме в цьому шаблоні.

Крок 2: Чистка даних перед імпортом

Система не знає, що «Іванов І.І.» та «Іванов Іван Іванович» — це одна й та сама людина. Якщо ви завантажите обидва варіанти, у вас з’являться дублі, які потім доведеться об’єднувати вручну.

Що потрібно зробити перед завантаженням:

1. Видаліть дублікати. Перевірте базу клієнтів на повторювані телефони або імена.
2. Приведіть до єдиного формату. Телефони мають бути в одному вигляді, ціни — без зайвих символів (тільки цифри та крапка/кома залежно від налаштувань).
3. Перевірте обов’язкові поля. У кожного товару має бути артикул або назва, у клієнта — телефон. Без них імпорт може завершитися з помилкою.

Крок 3: Технічні тонкощі CSV

CSV — це простий текстовий формат, але він примхливий до кодування та роздільників. Якщо при відкритті файлу ви бачите «кракозябри» замість літер, значить, виникли проблеми з кодуванням.

Правила безпечного імпорту:

• Кодування: Юнікод UTF-8. Це стандарт для WorkPan.
• Роздільник: Кома “,”.
• Роздільник тексту: Подвійні лапки ‘“’.

Найкраще для роботи з файлами імпорту підходить OpenOffice або LibreOffice — вони дозволяють при збереженні файлу вказати всі ці параметри (кодування, роздільники), щоб система коректно зчитала дані.

Крок 4: Порядок завантаження

Не можна завантажувати все одразу. Є критичний порядок, який врятує вас від помилок зв’язків:

1. Довідники. Спочатку вантажаться міста, офіси, склади.
2. Товари та деталі. Потім — товари, деталі та бренди/моделі.
3. Клієнти. Імпорт клієнтської бази.
4. Залишки. Тільки після того, як товари завантажені, можна імпортувати залишки на склади.

Що робити, якщо щось пішло не так

Якщо ви завантажили файл і бачите помилки в системі — не панікуйте.

• По-перше, Експорт допоможе вам вивантажити поточні дані, щоб подивитися, у якому вигляді система їх «бачить» зараз.
• По-друге, імпорт вміє оновлювати існуючі позиції. Якщо ви зрозуміли, що завантажили ціни з помилкою, просто виправте файл і завантажте його знову — система оновити дані там, де це необхідно.

Переїзд на нову систему — це хороший привід для «генерального прибирання» в бізнесі. Чим чистішими будуть дані, які ви завантажите у WorkPan вперше, тим точнішою буде ваша аналітика в майбутньому.